Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen. Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise. Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil derselben Verantwortung.
- Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele und Aufträge
- Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen
- Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte
- Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering)
- Protokollführung und Nachbereitung von Terminen
- Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet
- Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber
- Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung
- Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrative wie inhaltliche Unterlagen für Vergabeverfahren
- Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen
- Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften
- Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten
- Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen
- Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen
- Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten